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jueves, 13 de octubre de 2011
3.4 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
http://lettycut.blogspot.com/2011/10/link-de-manual-de-procedimientos.html
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripciòn de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, màquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se està realizando o no adecuadamente.
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripciòn de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, màquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se està realizando o no adecuadamente.
Utilidad
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitaciòn del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el análisis o revisiòn de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.
Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y còmo deben hacerlo.
Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitaciòn del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el análisis o revisiòn de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.
Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y còmo deben hacerlo.
Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
A) IDENTIFICACIÓN
Este documento debe incorporar la siguiente información:
Este documento debe incorporar la siguiente información:
- Logotipo de la organización.
- Nombre oficial de la organización.
- Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.
- Lugar y fecha de elaboración.
- Nùmero de revisión (en su caso).
- Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
- Clave de la forma. En primer tèrmino, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por ùltimo, el nùmero de la forma. Entre las siglas y el nùmero debe colocarse un guiòn o diagonal.
con la finalidad de establecer los flujos adecuados par que la información administrativa, tanto de implantación de mejoras como respuestas a desviaciones, pueda llegar con agilidad y claridad a las àreas y niveles que las necesiten.
3.3 MANUAL DE POLITICAS
Definición de Manual de Políticas:
Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es probable que se presenten en determinadas circunstancias.
Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas escritas establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las y objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones del organismo social.
Objetivo del Manual de Políticas:
Su importancia radica en que un recurso para ayudar a la orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar como puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo.
También ayuda a los administradores a no repetir la información o instrucciones.
Ventajas de los manuales de Políticas:
Contenido del Manual de Políticas:
Un manual no debe contener más que los apartados estrictamente necesarios para alcanzar los objetivos del manual previstos y mantener los controles indispensables.
Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es probable que se presenten en determinadas circunstancias.
Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas escritas establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las y objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones del organismo social.
Objetivo del Manual de Políticas:
- Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada organización.
- Precisar expresiones generales para llevar a cabo que deben realizarse en cada unidad administrativa.
- Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.
- Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.
- Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.
- Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.
Su importancia radica en que un recurso para ayudar a la orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar como puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo.
También ayuda a los administradores a no repetir la información o instrucciones.
Ventajas de los manuales de Políticas:
- Las políticas escritas requieren que los administradores piensen a través de sus cursos de acción y predeterminen que acciones se tomarán bajo diversas circunstancias.
- Se proporciona un general de acción para muchos asuntos, y solamente los asuntos poco usuales requieren la atención de altos .
- Se proporciona un marco de acción dentro del cual el administrador puede operar libremente.
- Las políticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los empleados.
- Las políticas escritas generan seguridad de comunicación interna en todos los niveles.
- El de políticas es fuente de conocimiento inicial, rápido y claro, para ubicar en su puesto nuevos empleados.
- Manuales Generales de Políticas:
- Manuales específicos de Políticas:
Contenido del Manual de Políticas:
Un manual no debe contener más que los apartados estrictamente necesarios para alcanzar los objetivos del manual previstos y mantener los controles indispensables.
- Índice Objetivos del Manual
Alcance
Como usar el manual
Revisiones y recomendaciones
- Introducción
- Organigrama
- Declaraciones de Políticas
martes, 11 de octubre de 2011
3.2 EL MANUAL DE ORGANIZACION
OBJETIVOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
Propiciar ante terceros y al personal información clara y precisa sobre la estructura de la empresa.
Precisar las funciones encomendadas a cada puesto para deslindar responsabilidades.
Evitar duplicidad y omitir funciones.
Es un instrumento para orientar al empleado en el desarrollo de sus actividades.
Ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo.
Facilitar al personal de nuevo ingreso su incorporación.
Aumentan la eficacia de los trabajadores indicándoles que es lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.
Un mejor aprovechamiento de los recursos humanos, técnicos y materiales.
Facilitan las labores de auditoría, en la evaluación de control interno.
CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
EJEMPLO DE UN MANUAL DE ORGANIZACION
Propiciar ante terceros y al personal información clara y precisa sobre la estructura de la empresa.
Precisar las funciones encomendadas a cada puesto para deslindar responsabilidades.
Evitar duplicidad y omitir funciones.
Es un instrumento para orientar al empleado en el desarrollo de sus actividades.
Ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo.
Facilitar al personal de nuevo ingreso su incorporación.
Aumentan la eficacia de los trabajadores indicándoles que es lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.
Un mejor aprovechamiento de los recursos humanos, técnicos y materiales.
Facilitan las labores de auditoría, en la evaluación de control interno.
CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
A través de un diagnóstico se pudo determinar la situación actual de la microempresa, así como los puntos necesarios para elaborar la planeación y desarrollo de un documento de tipo administrativo que delimitará de manera fácil y sencilla las actividades que en el invernadero se realizan.
El Manual de Organización y Procedimientos del Invernadero Santa María consta de: logotipo, visión, misión, objetivo general, objetivos particulares, valores, políticas generales, normas generales, normas de seguridad, políticas de calidad, política salarial, capacitación y asesoría, estructura organizacional (organigrama, áreas fundamentales y áreas de tipo consultor), recursos humanos, instalaciones, recursos materiales, descripción de puestos, descripción de procedimientos, diagramas de flujo de cada una de las descripciones de puestos y de procedimientos.
Cada uno de los conceptos anteriores tienen su fundamento en la urgente necesidad de tener algún sustento administrativo de lo que se debe hacer y cómo se debe hacer en esa microempresa, así como quién lo debe hacer.
EJEMPLO DE UN MANUAL DE ORGANIZACION
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES
AÑO 2011GENERALIDADES
1. INTRODUCCIÓN
2. ANTECEDENTES
3. BASE LEGAL11
4. ALCANCE DEL MANUAL
5.MISIÓN
6.VISIÓN
7. FUNCIONES GENERALES
8.ORGANIZACIÓN
a) Órganos Componentes
b) Organigrama
9. LÍNEAS DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y COORDINACIÓN3.2.3 Dirección de Proyecto Electrificación Rural en Zonas Aisladas
ÓRGANOS COMPONENTES
I. DIRECCIÓN SUPERIOR
1.ORGANIZACIÓN
1.1 Órganos Componentes
1.2 Organigrama
2. LÍNEAS DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y COORDINACIÓN
3. OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN SUPERIOR
3.1 Funciones por Área
a) Ministro
b) Viceministra
c) Secretario General
II. AREAS DE ASESORÍA Y APOYO DE LA DIR. SUPERIOR
1.ORGANIZACIÓN
1.1 Órganos Componentes
1.2 Organigrama
2. LÍNEAS DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y COORDINACIÓN
3. OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LAS ÁREAS DE ASESORÍA Y APOYO
DE LA DIRECCIÓN SUPERIOR
3.1 Funciones Generales
Í
III. DIVISIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA
1.ORGANIZACIÓN
1.1 Órganos Componentes
1.2 Organigrama
2. LÍNEAS DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y COORDINACIÓN
3. OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LA DIVISIÓN GENERAL
3.1 Funciones Generales
3.2 Funciones por Área
3.2.1 División Administrativa
3.2.2 División Financiera
IV. DIVISIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS
1.ORGANIZACIÓN
1.1 Órganos Componentes
1.2 Organigrama
2. LÍNEAS DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y COORDINACIÓN
3. OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LA DIVISIÓN GENERAL
3.1 Funciones Generales
3.2 Funciones por Área
3.2.1 División de Organización
3.2.2 División de Gestión y Desarrollo de Recursos Humanos
3.2.3 División Administración de Personal y Recursos Laborales
V. DIRECCIÓN GENERAL DE POLÍTICAS Y PLANIFICACIÓN
ENERGÉTICA Y MINERA
1. ORGANIZACIÓN
1.1 Órganos Componentes
1.2 Organigrama
2. LÍNEAS DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y COORDINACIÓN
3. OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN GENERAL
3.1 Funciones Generales
3.2 Funciones por Área
3.2.1 Sector Inversión Pública
3.2.2 Dirección de Políticas
3.2.3 Dirección de Planificación
VI. DIRECCIÓN GENERAL DE HIDROCARBUROS
1.ORGANIZACIÓN
1.1 Órganos Componentes
1.2 Organigrama
2. LÍNEAS DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y COORDINACIÓN
3. OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN GENERAL
3.1 Funciones Generales
3.2 Funciones por Área
3.2.1 Dirección de Desarrollo Petrolero
3.2.2 Dirección de Suministros de Hidrocarburos
VII. DIRECCIÓN GENERAL DE ELECTRICIDAD
1.ORGANIZACIÓN
1.1 Órganos Componentes
1.2 Organigrama
2. LÍNEAS DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y COORDINACIÓN
3. OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN GENERAL
3.1 Funciones Generales
3.2 Funciones por Área
3.2.1 Dirección de Licencias y Normación
VIII. DIRECCIÓN GENERAL DE MINAS
1.ORGANIZACIÓN
1.1 Órganos Componentes.
1.2 Organigrama
2. LÍNEAS DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y COORDINACIÓN
3. OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN GENERAL
3.1 Funciones Generales
3.2 Funciones por Área
3.2.1 Control, Exoneración y Obligaciones Tributarias
3.2.2 Dirección de Investigación Geológica
3.2.3 Dirección de Fomento, Promoción y Desarrollo Minero
3.2.4 Dirección Técnica Minera
3.2.5 Dirección Administración y Control de Derechos Mineros
IX. DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS ENERGÉTICOS
RENOVABLES
1.ORGANIZACIÓN
1.1 Órganos Componentes
1.2 Organigrama
2. LÍNEAS DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y COORDINACIÓN
3. OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN GENERAL
3.1 Funciones Generales
3.2 Funciones por Área
3.2.1 Dirección de Geotermia
3.2.2 Dirección de Hidroelectricidad
3.2.3 Dirección Otros Recursos Renovables
X. DIRECCIÓN GENERAL PROYECTO DE ELECTRIFICACIÓN
RURAL
1.ORGANIZACIÓN
1.1 Órganos Componentes
1.2 Organigrama
3.1 Investigacion en el campo de presentacion de manuales
Concepto
Objetivos institucionales y antecedentes
* Así mismo este estará basado en un análisis de la estructura funcional vigente
Pasos para su elaboración:
Objetivos institucionales y antecedentes
* Se puede definir como aquel instrumento que nos dirá las funciones.
* Delimitaciones del personal de la organización.
* Así mismo este estará basado en un análisis de la estructura funcional vigente
Pasos para su elaboración:
› Es indispensable conocer la empresa.
› Recabar la información: Llevar a cabo este paso se necesita investigación de campo así como el marco jurídico, analizar los documentos de estatuto general.
Objetivos institucionales y antecedentes
› El propósito a cumplir mediante el desempeño de las funciones encomendadas a la institución.
› Proporcionar, en forma ordenada, la información básica de la organización.
› Funcionamiento de la unidad responsable como una referencia obligada para lograr el aprovechamiento de los recursos y desarrollo de las funciones encomendadas.
Atribuciones
› Desde el punto de vista jurídico, las atribuciones representan el medio para alcanzar los fines, se constituyen además en la facultad de obrar o derecho de hacer, asignada a la dependencia o entidad mediante un instrumento jurídico o administrativo.
Estructura Orgánica
› Descripción ordenada por jerarquía de las unidades administrativas adscritas a una dependencia o entidad o a los órganos administrativos de una unidad administrativa. Es conveniente codificarla de tal forma que sea posible visualizar gráficamente los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia
› Esta deberá coincidir con el organigrama.
Funciones Actuales
› Este aspecto es uno de los que preferentemente se requieren obtener a través de entrevistas directas, a modo de recabar información sobre las funciones que son realizadas en los distintos puestos integrantes de la estructura orgánica vigente, para proceder a su trascripción y análisis específico.
Programas y Proyectos
› Con el fin de reforzar el conocimiento obtenido de los apartados anteriores, se considera conveniente recabar información referente a programas y/o proyectos a realizar o que se realizan en dichas unidades. Esta obtención de información tiene como propósito, verificar si estos programas y/o proyectos son coherentes al carácter funcional de cada descendencia.
Análisis de información.
› Una vez obtenida la información requerida para la elaboración del manual, se procederá a su respectivo análisis que comprende las actividades de revisión, identificación, o ubicación de los aspectos funcionales y estructurales de la institución.
Clasificación de funciones.
› Una vez obtenidas las funciones que se realizan en los diferentes puestos, se procederá a efectuar su clasificación, atendiendo 2criteriosde forma y contenido, lo cual facilitará una adecuada agrupación de ellas.
Diversidad de funciones.
› Similares o equivalentes.
› Por su operación.
› Coordinación.
› Programación.
Evaluación y asesoría
Ubicación de funciones.
› Una vez clasificadas las funciones bajo los criterios mencionados, será conveniente ubicarlas considerando los siguientes aspectos:
› - Identificación funcional de puestos y unidades con objetivos afines.
› - Agrupación y reubicación de funciones a sus puestos correspondientes, eliminando a su vez, duplicidad y sobrecargas de trabajo.
› - Asignación congruente de los puestos en las unidades con afinidad funcional.
› - Agrupación funcional por áreas de las unidades encargadas de realizar funciones homogéneas.
› Una vez efectuado el análisis funcional con su correspondiente clasificación y ubicación de funciones, así como, detectadas las áreas y unidades de ejecución se deberán conformar áreas funcionales que correspondan adecuadamente a la instauración de una nueva estructura funcional, jerárquicamente equilibrada, para satisfacer las necesidades de operación, control y supervisión.
Análisis Estructural
› La clasificación obtenida en base al análisis deberá permitir detectar la naturaleza de las áreas funcionales, entendiendo como tales: " El conjunto de unidades administrativas interrelacionadas, que realizan funciones de naturaleza similar para el logro de un objetivo común " .
Organigramas
› En correspondencia al análisis estructural, se deberá realizar una representación gráfica de la estructura orgánica en Gral. y de áreas específicas de la institución. Esta representación gráfica se mostrará a través de organigramas que deberán contener las siguientes características.
Revisión y Autorización
› Las propuestas elaboradas que contengan aspectos trascendentes en cuanto a funciones, ubicación o jerarquía de las unidades, es conveniente someterlos a revisión y autorización por parte de las autoridades competentes, a fin de asegurar la aceptación y la aprobación definitiva del documento a su terminación.
Código Numérico
› Es necesario elaborar un código numérico para facilitar la identificación por áreas funcionales y puestos. La identificación debe corresponder ala clasificación de las áreas funcionales, así como a la estructura orgánica representada gráficamente en el organigrama general y específico a cada área, por ejemplo:
› 1.0.-Asamblea de accionistas.
› 2.0.-Presidente.
› 3.0.-Gerente general.
› 3.0.1.-Área staff.
› 4.1.-Area de producción.
› 4.2.-Area de mercadotecnia.
› 4.3.-Area de recursos humanos.
› 4.4.-Area de finanzas.
Contenido de un manual
› Como referencia a esta guía para elaborar el manual de organización y resumiendo ésta, se propone que el contenido del manual de organización de la empresa sea la siguiente:
› A.- Presentación.
› B.- Instrucciones.
› C.- Objetivos.
› D.- Organigramas
› - General
› - Particular
› E.- Organización.
› F.- Funciones generales.
› G.- Descripción de funciones
COMENTARIO Y CONCLUSION
Se puede concluir que los manuales de procedimiento son fundamentales para los procesos de una empresa, ya que sin ellos se pierde tiempo muy valioso, al igual que se desaprovechan muchos recursos, tanto financieros como humanos.
El dominio de las herramientas de diagnóstico, como son los flujogramas, es muy importante que lo tengan claro los gerentes de procesos, ya que es la que más usada para dicha tarea, al igual que los diagramas de procesos.
Esto desarrolla conciencia para la alta gerencia, para que implante programas de entrenamiento en los diferentes departamentos (especialmente en recursos humanos) de capacitación en la elaboración de los manuales de procedimientos, para así poder tener una guía en caso de que falle algo en el proceso productivo, ya que ese es el propósito fundamental de su elaboración. Esperemos se den cuenta del tesoro tan invaluable que son para cualquier organización.
Se puede concluir que los manuales de procedimiento son fundamentales para los procesos de una empresa, ya que sin ellos se pierde tiempo muy valioso, al igual que se desaprovechan muchos recursos, tanto financieros como humanos.
El dominio de las herramientas de diagnóstico, como son los flujogramas, es muy importante que lo tengan claro los gerentes de procesos, ya que es la que más usada para dicha tarea, al igual que los diagramas de procesos.
Esto desarrolla conciencia para la alta gerencia, para que implante programas de entrenamiento en los diferentes departamentos (especialmente en recursos humanos) de capacitación en la elaboración de los manuales de procedimientos, para así poder tener una guía en caso de que falle algo en el proceso productivo, ya que ese es el propósito fundamental de su elaboración. Esperemos se den cuenta del tesoro tan invaluable que son para cualquier organización.
III UNIDAD: MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL EN LAS PERCEPCIONES ESTRUCTURALES
3.1 INVESTIGACION EN EL CAMPO DE PREPARACION DE MANUALES
3.2 EL MANUAL DE ORGANIZACION
3.3 EL MANUEL DE POLITICAS
3.4 EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
3.2 EL MANUAL DE ORGANIZACION
3.3 EL MANUEL DE POLITICAS
3.4 EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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