3.1 Investigacion en el campo de presentacion de manuales

Concepto

Objetivos institucionales y antecedentes

* Se puede definir como aquel instrumento que nos dirá las funciones.

* Delimitaciones del personal de la organización.

* Así mismo este estará basado en un análisis de la estructura funcional vigente

Pasos para su elaboración:

›  Es indispensable conocer la empresa.

›  Recabar la información: Llevar a cabo este paso se necesita investigación de campo así como el marco jurídico, analizar los documentos de estatuto general.

Objetivos institucionales y antecedentes

›  El propósito a cumplir mediante el desempeño de las funciones encomendadas a la institución.

›  Proporcionar, en forma ordenada, la información básica  de la organización. 

›  Funcionamiento de la unidad responsable como una  referencia obligada para lograr el aprovechamiento de los recursos y desarrollo de las funciones encomendadas.

Atribuciones

›  Desde el punto de vista jurídico, las atribuciones representan  el  medio para alcanzar los fines, se constituyen además en la facultad de obrar o derecho de hacer, asignada a la dependencia o entidad mediante un instrumento jurídico o administrativo.

Estructura Orgánica

›  Descripción ordenada por jerarquía de las unidades administrativas adscritas a una dependencia o entidad o a los órganos administrativos de una unidad administrativa. Es conveniente codificarla de tal forma que sea posible visualizar gráficamente los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia

›  Esta deberá coincidir con el organigrama.

Funciones Actuales

›  Este aspecto es uno de los que preferentemente se requieren obtener a través de entrevistas directas, a modo de recabar información sobre las funciones que son realizadas en los distintos puestos integrantes de la estructura orgánica vigente, para proceder a su trascripción y análisis específico.

Programas y Proyectos

›  Con el fin de reforzar el conocimiento obtenido de los apartados anteriores, se considera conveniente recabar información referente a programas y/o proyectos a realizar o que se realizan en dichas unidades. Esta obtención de información tiene como propósito, verificar si estos programas y/o proyectos son coherentes al carácter funcional de cada descendencia.

Análisis de información.

›  Una vez obtenida la información requerida para la elaboración del manual, se procederá a su respectivo análisis que comprende las actividades de revisión, identificación, o ubicación de los aspectos funcionales y estructurales de la institución.

Clasificación de funciones.

›  Una vez obtenidas las funciones que se realizan en los diferentes puestos, se procederá a efectuar su clasificación, atendiendo 2criteriosde forma y contenido, lo cual facilitará una adecuada agrupación de ellas.

Diversidad de funciones.

›  Similares o equivalentes.

›  Por su operación.

›  Coordinación.

›  Programación.

Evaluación y asesoría

Ubicación de funciones.

›  Una vez clasificadas las funciones bajo los criterios mencionados, será conveniente ubicarlas considerando los siguientes aspectos:

›  - Identificación funcional de puestos y unidades con objetivos afines.

›  - Agrupación y reubicación de funciones a sus puestos correspondientes, eliminando a su vez, duplicidad y sobrecargas de trabajo.

›  - Asignación congruente de los puestos en las unidades con afinidad funcional.

›  - Agrupación funcional por áreas de las unidades encargadas de realizar funciones homogéneas.

›  Una vez efectuado el análisis funcional con su correspondiente clasificación y ubicación de funciones, así como, detectadas las áreas y unidades de ejecución se deberán conformar áreas funcionales que correspondan adecuadamente a la instauración de una nueva estructura funcional, jerárquicamente equilibrada, para satisfacer las necesidades de operación, control y supervisión.

Análisis Estructural

›  La clasificación obtenida en base al análisis deberá permitir detectar la naturaleza de las áreas funcionales, entendiendo como tales: " El conjunto de unidades administrativas interrelacionadas, que realizan funciones de naturaleza similar para el logro de un objetivo común " .

Organigramas

›  En correspondencia al análisis estructural, se deberá realizar una representación gráfica de la estructura orgánica en Gral. y de áreas específicas de la institución. Esta representación gráfica se mostrará a través de organigramas que deberán contener las siguientes características.

Revisión y Autorización

›  Las propuestas elaboradas que contengan aspectos trascendentes en cuanto a funciones, ubicación o jerarquía de las unidades, es conveniente someterlos a revisión y autorización por parte de las autoridades competentes, a fin de asegurar la aceptación y la aprobación definitiva del documento a su terminación.

Código Numérico

›  Es necesario elaborar un código numérico para facilitar la identificación por áreas funcionales y puestos. La identificación debe corresponder ala clasificación de las áreas funcionales, así como a la estructura orgánica representada gráficamente en el organigrama general y específico a cada área, por ejemplo:

›  1.0.-Asamblea de accionistas.

›  2.0.-Presidente.

›  3.0.-Gerente general.

›  3.0.1.-Área staff.

›  4.1.-Area de producción.

›  4.2.-Area de mercadotecnia.

›  4.3.-Area de recursos humanos.

›  4.4.-Area de finanzas.

Contenido de un manual

›  Como referencia a esta guía para elaborar el manual de organización y resumiendo ésta, se propone que el contenido del manual de organización de la empresa sea la siguiente:

›  A.- Presentación.

›  B.- Instrucciones.

›  C.- Objetivos.

›  D.- Organigramas

›  - General

›  - Particular

›  E.- Organización.

›  F.- Funciones generales.

›  G.- Descripción de funciones

COMENTARIO Y CONCLUSION

Se puede concluir que los manuales de procedimiento son fundamentales para los procesos de una empresa, ya que sin ellos se pierde tiempo muy valioso, al igual que se desaprovechan muchos recursos, tanto financieros como humanos.

El dominio de las herramientas de diagnóstico, como son los flujogramas, es muy importante que lo tengan claro los gerentes de procesos, ya que es la que más usada para dicha tarea, al igual que los diagramas de procesos.

Esto desarrolla conciencia para la alta gerencia, para que implante programas de entrenamiento en los diferentes departamentos (especialmente en recursos humanos) de capacitación en la elaboración de los manuales de procedimientos, para así poder tener una guía en caso de que falle algo en el proceso productivo, ya que ese es el propósito fundamental de su elaboración. Esperemos se den cuenta del tesoro tan invaluable que son para cualquier organización.